Según Atlassian, en Estados Unidos las empresas gastan anualmente 37 billones de dólares en reuniones de trabajo innecesarias. Estas reuniones son una perdida de tiempo y en consecuencia de dinero, aunque a muchos managers les cueste verlo.

Esto se debe a que, antaño, parecía que tener muchas reuniones significaba que trabajabas mucho. Nada más alejado de la realidad. De hecho, si una organización tiene sus objetivos claros y sus puestos de trabajo están definidos, la necesidad de reunión se reduce drásticamente.

Aunque las reuniones efectivas son motivadoras, las que no lo son pueden aumentar la sobrecarga de trabajo y el estrés laboral. En este post te vamos a contar cuando son necesarias, como organizarlas y que tipos hay.

Reuniones de trabajo efectivas

Las reuniones de trabajo efectivas son las que resuelven dudas, se aportan ideas, fomentan la participación, están acotadas en el tiempo, se mejoran los vínculos entre los miembros del equipo y todos vuelven a sus puestos de trabajo con la sensación de que han avanzado.

Pero, ¿Cómo se consiguen estas reuniones efectivas en el teletrabajo?

• Define el tema de la reunión: ¿Cuál es el objetivo de la reunión? Si no tienes esto claro, todos se perderán por el camino. Tu responsabilidad será que todos conozcan el tema a tratar. Esto implica desarrollar el material de soporte si fuese necesario.

• Duración de la misma: una reunión laboral no puede durar más de 60 minutos. Pero seamos honestos, a la media hora te dejarán de prestar atención. Así que cuanto menos dure, mejor. Lo que sí es importante es empezar en hora. No hay que premiar la impuntualidad y hacer perder tiempo de trabajo a los que ya están en la reunión.

• Personas que asistirán: los prioritarios, asistentes secundarios e invitados. En cualquier caso, cuantas más personas haya, más difícil será tomar una decisión. Incluye solo a las personas necesarias

• Elegir una buena herramienta para la reunión: Skype, Teams, Zoom. Además, se debe asignar a alguien para que coordine la reunión.

• No poner reuniones en horarios conflictivos. Ni a primera hora ni a última hora de la jornada y siempre en base en el huso horario de la central.

• Fomentar la creatividad y la participación incluso de las personas que están en remoto.

• Termina la reunión con un plan de acción. Definiendo actividades, plazos y el responsable para cada tarea.

Reuniones de trabajo fuera del horario laboral

Siguiendo con el punto anterior, lo ideal es que las reuniones se realicen dentro de la jornada laboral. Aunque no existe una normativa que regule esto, las relaciones laborales se basan en una reciprocidad de trabajar a cambio de un salario (artículo 1.1 del Estatuto de los trabajadores).

Si esta no estuviera dentro de la jornada pactada, el trabajador no estaría obligado a asistir, con lo cual, su ausencia no podría ser causa de despido. Aun así, puede existir la posibilidad de hacer horas extras, pero estas serían retribuidas.

Tipos de reuniones de trabajo

• Reuniones para la toma de decisiones: una de las más habituales. En estos meetings se decide el rumbo de la empresa. Es importante que los participantes vayan preparados.

• Reuniones para la innovación: también conocidas como brainstorming. Esta técnica funciona mejor cuando se utiliza el método de los 6 sombreros, pero siempre hay que tener cuidado con el negro que no merme la creatividad de la reunión.

• Reuniones de Teambuilding: estas son necesarias en cualquier equipo de trabajo. Un error muy común es limitarlas a la cena de empresa o suprimirlas totalmente por las restricciones sanitarias. Siempre hay que generar lazos entre compañeros porque el trabajo es lo que más tiempo nos va a demandar a la semana. Trabajar en remoto, no es una excusa. En nuestro blog encontrarás ideas de Teambuilding virtual.

Como hemos comentado anteriormente, la mayoría de reuniones son prescindibles, por ejemplo:

• Reuniones de puesta al día
• Reuniones informativas

En estos casos, el encuentro se puede sustituir por un correo, una conversación en slack o un informe. Si trabajas de forma híbrida, puedes hacer reuniones de pie de 15 minutos, en algún espacio abierto de la empresa.

Reuniones de trabajo virtuales

Los directivos nuevos o menos experimentados tienen un tercio más de reuniones que los que tienen una amplia trayectoria. Además, según un estudio de Harvard, el 70% de estas impide que los empleados realicen su trabajo de manera productiva.

Por otra parte, las reuniones digitales pueden reducir el estrés. Pese a las desventajas de la fatiga de Zoom, las reuniones de trabajo virtuales implican una mayor concentración en lo que se está contando y menos en aspectos como la ropa o el saludo. Además, en las reuniones virtuales se respeta más el turno de la palabra, hay menos interrupciones y mayor nivel de atención.